Daftar Blog Saya

24 September 2011

Resume Komputer 3 Pert 3

Dalam pertemuan kali ini kita akan membahas tentang :
  •  Kalender
  • Mengundang Teman atau relasi untuk ketemuan
  • Membagi Kalender
  •  Mengimpor Kontak dari Outlook ke Gmail.
Pertama kita akan membahas tentang Kalender. Kalender merupakan salah kegiatan sehari-hari yang dapat kita jadwalkan melalui kalender biasa atau melalui outlook. Fungsi dari Kalender itu sendiri adalah memudahkan seseorang untuk mengingat hari ini kegiatan atau aktifitas apa saja yang harus dikerjakan karena seseorang akan lupa apabila dia tidak menjadwalkan rencana kerja atau aktifitas sehari-hari tanpa kalender.
Nah,, sekarang kita mulai aja terlebih dahulu anda penasaran kan bagaimana cara menjadwalkan kalender kedalam outlook. Baiklah lakukan langkah berikut ini :

Step 1 :
Buka terlebih dahulu Ms. Outlook E Pilih Kalender
Step 2 :                                                                                                 
Kita setting terlebih dahulu kalender tersebut dengan memilih E tools E Options ECalender Options




Step 3 :
Lakukan setting calendar options sesuai dengan yang akan kita kerjakan.



  • Fungsi Calender Work Week adalah memilih kegiatan sehari-hari yang dapat dimulai dari hari senen sampai dengan jumat. Tergantung dari masing-masing orang memulai hari tersebut dari apa.
  • Fungsi Calender Options adalaj untuk meminimalkan kegiatan kita sehari-hari. Apabila kita centang “Show click to add prompts on the calendar” maka kalender tersebut tidak bisa otomatis dengan sendirinya, sedangkan  “Show week numbers in the month view and date navigator “ maka kalender tersebut dalam minggu ke berapa akan menampilkan kegiatan tersebut. “allow attendees to propose new times for meetings you organize” berfungsi untuk mengedit jam berapa harus bertemu dengan relasi.
Cara Menjadwalkan Kegiatan Sehari-hari,, kita ambil contoh saja kegiatan sehari-hari kita.
1. Buka Kalender kita yang sudah kita setting. Dalam kalender tersebut ada yang day (harian), week (perminggu), month (bulan). Untuk day and week disebelah kiri menunjukkan jam.


2. Pilih day E click jam berapa akan kita jadwalkan ke outlook. Maka hasilnya kita akan disuruh untuk mengisikan penjadwalan tersebut.


3. Kita isikan penjadwalan tersebut dari subject – Selesai jam penjadwalan tersebut. Recurrence pattern  anda pilih karena anda sesuaikan dengan kerjakan setiap hari dan jangan lupa kita pilih ”weekly"  berfungsi untuk mengingatkan kegiatan kita setiap hari sesuai dengan fungsinya masing-masing .



Fungsi Recurrence : untuk mengulang jadwal kita yang pertama kita pilih day secara otomatis akan menambahkan juga kedalam week dan month. Sedangkan fungsi dari not and date adalah untuk tanggal yang sudah dibuat maka akan muncul remindernya, End after berfungsi untuk sampai kapan event tersebut akan selesai sesuai dengan pertemuan rapat kapan akan dilaksanakan. dan untuk fungsi End by untuk mengakhiri suatu event tersebut pada tanggal berapa akan selesai.


4. Pilih Categorize E all categorize E New EOK



Fungsinya dari Categorize memberikan warna yang berbeda antara jadwal yang pertama degan kedua.


5. Lalu kita akan save penjadwalan yang sudah kerjakan.
6. Salah satu contoh hasil dari penjadwalan yang kita lakukan ke outlook dalam bentuk day


Membagi Kalender dengan Teman-teman atau relasi teman kerja adalah dengan cara berikut ini :
Step 1 :
Buka terlebih dahulu kalender outlook
Step 2 :
Disebelah kiri kalender terdapat cara mengirim kalender yaitu dengan cara send a calendar via email E click send a calendar via email
Mengapa kita membagikan kontak kepada teman atau relasi teman kerja karena agar kita mengetahui bahwa jadwal antara kita dan teman kita berbeda serta bisa saling menginformasikan bahwa jam sekian kita akan mengadakan perjajian.
Step 3 :
Maka akan muncul  seperti ini



“Jangan Lupa untuk mencentang show time within my working hours only”
Step 4 :
Kirim kalender yang kepada teman lalu apabila teman kita mengirim balik kalender milik dia maka kita akan mencocokkan jadwal hari apa yang sekiranya kosong untuk bertemu.



Step 5 :
Finish

Langkah-Langkah mengudang teman atau relasi
1.      Buka kalender E pilih new appointment
2.      Isikan perjanjian tersebut sesuai dengan perintah E Pilih Invite Attandees



3. Finish lalu kirim permintaan perjanjian kepada teman anda.


4. tinggal kita akan menunggu jawaban dari teman mereka apakah bisa atau tidak menghadiri acara lauching product.
Apabila anda menerima pesan dari teman anda dengan kata accept maka dia akan menghadiri acara tersebut akan tetapi sebaliknya decline maka dia menolak undangan tersebut dan apabila menerima dengan tanda tanda tanya maka dia masih bingung. 

Langkah-Langkah Mengimport Kontak dari outlook ke GMAIL
1. Buka Outlook 2007
2. Pilih file E import and export

3. Pilih E export to a file E Comma Separated Value (DOS)

4. Setelah itu pilih "contacts" karena kita akan mengeksporkan dari outlook kgmail.



5. Maka dia akan menyimpan kontak terlebih dahulu kedalam data computer anda.



6. Lalu kita simpan dalam data computer lalu tekan OK E Tekan next untuk melanjutkan ke dalam step selanjutnya.

7. Setelah tekan next untuk melanjutkan step selanjutnya maka kita akan mendapatkan hasil seperti berikut ini export to a file E pilih map custom fields.

Fungsi dari map custom fields ini mengexportkan data from ms.outlokk kedalam kontak yang tersimpan di data komputer
6. selanjutkan didala map custom fields terdapat 2 kotak kanan dan kiri,, kotak sebelah kiri berisi
from : Microsoft outlook contact dan disebelah kanan to : comma separated values (DOS),, lalu kita pindahkan data dari outlook ke dalam kontak E tekan previous.
Tanda ( Ì ) didalam Outlook menunjukkan bahwa anda harus mengclick dan memindahkan kedalam kontak. Lalu tekan OK



7.Finish


Langkah-langkah berikutnya melalui GMAIL adalah
1. Buka gmail anda
2. Pilih kenalan didalam gmail



3. Pilih selsngkapnya E Pilih import


4. Maka hasilnya anda akan disuruh browse data dari computer anda dari outlook.



5. Pilih dalam data computer anda dengan nama kontak CSV
6. Setelah dipilih berkas tersebut lalu tekan impor

7. apabila anda ingin meng-grupkan nama email teman anda dengan cara :
Pilih grup baru E lalu masukkan nama grup yang anda inginkan.



8. Maka hasilnya secara otomatis akan menambah sendiri kedalan akun gmail anda.


Nb :
Apabila didalam computer anda terdapat reminder dengan kata :
Dismiss, Dismiss All and Open Item adalah berfungsi untuk menolak alaram untuk dismiss and dismiss all sedangkan untuk Open Item berfungsi untuk melihat jadwal apa yang di remender oleh outlook jadwal sekarang.
==========Semoga bermafaat untuk anda sekalian==================






19 September 2011

RESUME KOMPUTER PERT 2

Pertemuan 2 
Membahas tentang kontak, Distribution List, rules and alter, signature, filter.
Ok untuk pertama kita akan bahas kontak terlebih dahulu. Kontak dapat kita save kedalam email karena akan lebih memudahkan kita dalam mengirim sesuatu kepada orang lain.

Contact
Step 1 : Buka terlebih dahulu Outlook 2007. Lalu buka email dari seseorang dan di sebelah kanan ada email pilih email è click kanan è add to outlook contact.


Step 2 : Maka akan menambah dengan sendirinya dan jangan lupa di save as


Distribution List
salah satu kegunaan untuk mengirimkan mengirimkan email kepada beberapa orang, kita tidak perlu menambahkan satu-persatu pada address to –nya, cukup menambahkan grup/distribution list yang kita buat. 
Adapun langka-langkah untuk membuatnya adalah :
Step 1 : 
Clik Contact --->  pilih  Distribution List


Step 2 :
Setelah memilih distribution list maka isi kan grup yang akan kita tambahkan

Untuk menambahkan pilih select members èketikan nama yang akan kita buat grup è pilih nama atau contact yang akan buat menjadi grup è tekan ok dan Save as.




Step 3 :

Hasilnya akan menambah dengan sendirinya didaftar contact email kita.


Rules & Alters
berguna untuk mengatur email agar dapat diterima sesuai dengan aturan yang diinginkan. Juga berguna untuk mengelompokkan email pada folder tertentu.

Untuk cara setting adalah :

Step 1 : 
Pilih tools è pilih rules and alters è new rules è pilih folder yang akan kita kelompokkan.
Contoh
Step 1 : 
Mengelompokkan folder sesuai dengan nama 

Pilih someone to a folder è isikan folder people or distribution list dan specified


Step 2 : 
Pilih nama è tekan Ok è Pilih specified è cIick new lalu tuliskan nama dan click inbox untuk menambahkan folder didalamnya lalu tekan ok. Maka dia akan muncul dibawah inbox.


Step 3
Setelah diisi sesuai dengan yang diminta maka tekan “ Next”,, step 1 centang (On the machine only) and (from people or distribution list)è tekan next pilih dan centang (move it to the specified folder) karena disesuaikan dengan yang akan kita buat folder untuk selanjutnya kita tidak usah mencentang karena kita yang lebih sering dipakai adalah yang kita pilih pertama tadi,, lalu kita next centang "run this rule now on messages already in inbox” è finish.


Step 4 :
Maka hasilnya akan menambah sendiri kedalam email dibawah inbox dan semua pesan akan masuk sendiri sesuai dengan yang kita tambahkan




Signature
Tanda tangan dari pengirim atau untuk mengetahui siapa yang menandatangani email tersebut

Step 1 :
Pilih new mail message è pilih Signature è lalu bubuhkan tanda tangan didalamnyaè click new dan isikan nama dan tanda tangan ada dibawah ini .



Step 2
Tidak usah menulis dan membubuhkan tanda tangan tinggal kita click aja signature pilih tanda tangan kita maka hasilnya akan muncul dengan sendirinya.




NB :
1. Move messages from someone to a folder : folder ini berfungsi untuk hanya seseorang saja atau nama orang tersebut.
2. Move messages with specific words in the subjects to a folder : folder ini berfungsi untuk mengelompokkan nama-nama file seperti Undangan rapat, Sains dll
3. Move Messages sent to a distribution list to a folder : folder ini berfungsi untuk mengelompokkan file sesuai dengan pengiriman atau nama pengirim.



GMAIL



Signature pada gmail.
Signature pada gmail sama akan tetapi settingannya berbeda  dengan outlook apabila anda ingin mengetahui bagaimana cara tanda tangan dalam gmail maka ayo kita ikuti langkah-langkah berikut ini :

Step 1

Buka Gmail terlebih dahulu,, setelah itu disebelah kanan pojok atas gmail pilih tanda seperti gir roda è Pilih setelah mail lalu dibawah sendiri ada tanda tangan mari kita isikan tanda tangan tersebut. Jangan lupa simpan tanda tangan kita.






Menyortir folder dalam gmail

Step 1
Pilih konsep dalam gmail è lalu ada tulisan sisanya è kita pilih buat label baru 


Step 2 

Masukkan Nama Label Baru è click buat

Step 3
Pilih dan click folder yang kita buat contoh “ Anggun Kelana Merkussi”  è pilih label dan click kelola label è pilih filter dan buat filter baru







Step 4
Contoh Pengisian filter è Click Langkah Berikutnya


Step 5 
Centang Gunakan label pilih label didalam folder tersebut è Finish            





NB : 
Fungsi-Fungsi Filter dan Label pada Gmail…

Filter pada gmail berfungsi untuk menyortir email dan memberikan label sesuai dengan yang kita inginkan,, akan tetapi gmail tidak bisa memfilter semua email yang masuk akan tetapi kita terlebih dahulu harus memilah atau mengclick satu persatu. Untuk diOutlook dia akan menyaring sesuai dengan yang dibuat dalam folder tersebut. 

14 September 2011

Microsoft Outlook 2007

Resume Komputer 3 

Pertemuan 1

Pada zaman sekarang perusahaan modern lebih mengarahkan kepada sekretaris untuk bisa menggunakan teknologi informasi maka dari itu salah satu adalah Ms. Outlook 2007. Microsoft Outlook adalah salah satu tugas yang bisa membantu sekretaris dalam mengerjakan tugas. Ms.Outlook dapat membuat sekretaris dalam menjadwalkan segala aktifitasnya baik dari membuat draft untuk pimpinan sampai mengirim undangan untuk relasi perusahaan. Banyak aplikasi yang diberikan oleh Ms.Outlook yaitu. Calender atau menjadwalkan kerja pimpinan, contact person relasi lain dan pengiriman surat dll.

Jadi Kesimpulan adalah membantu sekretaris dalam menjadwalkan aktifitas sehari-hari dikantor dan memberikan kemudahan bagi sekretaris dalam mengerjakan tugas.

Lakukan pendaftaran terlebih dahulu melalui gmail apabila sudah mendaftar maka lakukanlah langkah-langkah berikut ini :

1. Buka Ms. Outlook è  next untuk melanjutkannya è pilih yes untuk
    mengaktifkan outlook. Lihat gambar 1 dan 2


                                                                       Gambar 1.1


                                                                      Gambar 2.1

2. Perintah Add new email account è click manually è tekan next muncul choose  email server è pilih  internet email. Lihat gambar 3.1 dan 3.2


                                                                Gambar 3.1


                                                                     Gambar 3.2

3. Setting Account dengan nama gmail yang sesuai dengan gmail masing-masing 


4. setelah sesuai dengan settingannya è pilih more setting maka akan muncul  internet email setting



5. Pilih outgoing server untuk memudahkan dalam menyeting karena apabila tidak dicentang maka server tidak akan bisa berjalan sesuai dengan yang diinginkan.



6. Pilih advanced karena kita akan setting server yang akan di koneksikan melalui Gmail. Untuk portal Incoming server (995) dan Outgoing server (587), akan tetapi jangan lupa untuk mencentang server untuk mengkoneksikan outlook ke gmail SSL.


7. Lalu kita "Test Account" untuk mengetahui berhasil atau tidak settingan yang kita setting karena apabila test account tidak berhasil maka settingannya salah atau ada yang kurang.


8. apabila sukses maka akan keluar tanda centang.



10. Finish






Untuk setting apabila anda menginginkan ms.outlook anda terkunci maka lakukan tools è account setting è pilih change lalu hapus centang remember password lalu tekan next dan finish. maka akan keluar....