PERTEMUAN 14 (Brainstorming)

Pengertian brainstorming adalah pencatatan semua ide yang  dilontarkan atau digagas oleh sekelompok orang terhadap suatu pertanyaan  atau masalah yang disodorkan kehadapan mereka. Brainstorming dilakukan  dengan  terpimpin dimana seorang pemimpin yang juga berfungsi sebagai  pengarah menjaga agar supaya  respon-respon dari peserta tidak keluar dari  permasalahan yang telah disodorkan kehadapan mereka sebelumnya. Jadi brainstorming adalah suatu pengumpulan ide-ide yang dapat dipecah lagi menjadi ide baru atau disebut dengan ide utama yang akan dijadikan sub bab lagi itu lah pengertian brainstorming.

Langkah-Langkah untuk menggunakan brainstorming adalah sebagai berikut :

         1.     Buka terlebih dahulu visio business èBrainstorming Diagram

2. Anda isikan main topic yang akan dibuat. Dengan cara arahkan kursor anda pada brainstorming shapes è Pilih main topic èlalu geserkan main topic kedalam visio.

3. Dalam main topic pasti akan ada sub-sub topic yang akan dibuat mainseat. Untuk menambahkan sub-sub topic dengan cara sebagai berikut ini : click main topic è Click kanan è pilih add multiple topics è lalu isikan sub topic tersebut

4. jika anda ingin menggatikan gambar supaya tidak itu-itu saja dengan cara pilih click kanan è change topic shape

5. jika anda ingin menggantikan semua gambar di dalam file anda dengan cara pilih brainstorming è pilih brainstorming style

6. Legend shape berfungsi untuk memberikan penilaian untuk semua rencana apakah sudah siap 100% atau masih setengah-tengah dapat diberikan legend shape di dalam brainstorming anda.

 ü  Good = bagus atau baik dalam perencanaan brainstrorming anda.

 ü  To do = masih belum selesai dikerjakan tugas yang seharusnya terlaksana dengan baik   tetapi belum dilaksanakan.   

 ü  Done = pekerjaan tersebut sudah selesai dikerjakan sesuai dengan target dan harapan semua orang.

 ü  Priority 1 = memperioritaskan pekerjaan pertama dibandingkan dengan pekerjaan yang lain akan tetapi semua pekerjaan juga harus terlaksana dengan baik.  

 ü  Priority 2 = mempertioritaskan pekerjaan kedua setelah pekerjaan pertama selesai dikerjakan.

 ü Priority 3 = memperioritaskan pekerjaan ketiga setelah pekerjaan kedua selasai dikerjakan.

 ü  Meeting = melakukan rapat sesuai dengan perencanaan dan sub topic dari brainstorming tersebut.

 ü  Low importance = lemahnya pekerjaan atau kurang memuaskan hasil tersebut.

 ü  Attention = perhatian terhadap pekerjaan yang benar-benar harus dikerjakan.

 ü  Dll.

    

    7. Salah satu contoh dari brainstorming yang sudah dibuat yaitu table manner dan panduan menjadi sekretaris professional.

"Table Manner"

"Panduan Menjadi Sekretaris Profesional"

Sekian dan terima kasih semoga bermanfaat……JJJJ

PERTEMUAN 13 (SCHEDULE)

Schedule adalah pengaturan jadwal kerja yang dapat disesuaikan dengan kesehariaan agar tidak merasa terbenggalai. Pengaturan jadwal atau perencanaan jadwal ini kita menggunakan visio atau juga bisa menggunakan Microsoft project jika ingin lebih detail dalam mengerjakan sesuatunya. Microsoft visio atau disebut dengan gantt chart dengan Microsoft project sama akan tetapi untuk Microsoft project lebih detail dalam melakukan tugas,, dalam visio juga detail tetapi lebih baik menggunakan Microsoft project. Semua itu tergantung dari pengguna lebih tertarik dalam Ms. Visio atau Ms. Project.

Sekarang ini kita akan menggunakan Ms. Visio agar anda lebih mudah dalam memahami bagaimana cara menggunakan Gannt Chart menggunakan Visio. Agar tidak ketinggalan ikutilah langkah-langkah berikut ini :

Langkah-Langkah menggunakan Gannt Chart pada visio adalah

1. Buka Ms.Visio terlebih dahulu

2. Pilih template categories Schedule è Pilih Gantt Chart

3. setelah anda click maka akan muncul perintah untuk mengisikan gannt chart. Task tersebut kita isikan sesuai dengan kegiatan.

Fungsi dari Gantt Chart Options adalah untuk mengetahui berapa lama kita akan mengerjakan kegiatan tersebut. Dan fungsi lainnya dari menu adalah

1.   Number of task = untuk mengetahui ada berapa pekerjaan dari kegiatan keseharian anda.

2.  Time Units

¨      Major Units = pekerjaan utama anda mengerjakan kegiatan itu dalam berupa bulanan, mingguan atau harian sesuai kegiatan anda. Jika anda menggunakan bulan maka minor akan menyesuaikan dengan sendirinya sesuai permintaan anda.

¨      Minor Units = pekerjaan khusus anda yang menyesuaikan pekerjaan utama apakah itu menggunakan bulan atau mingguan maka minor yang digunakan dapat berupa day, hours and week.

3.  Format = ketentuan pekerjaan anda menggunakan bentuk yang sesuai dengan perencanaan anda.

4.  Start date = anda memulai kegiatan tersebut dari tanggal berapa serta jam berapa kegiatan akan dimulai.

5.  Finish date = penyelesaiaan kegiatan pekerjaan anda sampai dengan tanggal berapa sesuai dengan target agar tidak terabaikan semua tugas jika anda menggunakan gannt chart.

4. Banyak gannt chart shape yang ditawarkan adalah column, row, task bar, milestone dll…

Fungsidari beberapa gannt chart shape tersebut :

     1.     Column = untuk menambahkan tugas atau pekerjaan di dalam gannt chart tersebut.

     2.    Row    = untuk menambahkan baris baru ke dalam task cara ini dapat menambahkan    

                      task baru jika task yang anda kerjakan kurang dengan cara menggeserkan   

                      row dan memasukkan ke dalam task selanjutnya.

     3.    Milestone = untuk menambahkan new task baru ke dalam table anda dengan cara yang   

                           sama dengan row.

     4.    Link Line = untuk memberikan link secara urut sesuai dengan tugas dan pekerjaan jika 

                          tugas telah selesai maka akan terkoneksi dengan tugas yang selanjutnya.

5. jika anda ingin menambahkan task baru adalah sebagai berikut ini :

Task selanjutnya è Click kanan è Pilih New Task

6. Contoh dari salah satu gannt chart “TABLE MANNER”

Selanjutnya…………

Menggunakan “TIMELINE” adalah salah satu penggunaan jadwal yang di dapat menurut catatan garis waktu yang di sesuaikan dengan tugas dan pekerjaan seseorang

Langkah pertama untuk menggunakan timeline adalah sebagai berikut ini :

1. Anda tidak usah membuka visio baru,, langsung saja menambahkan page baru setelah anda mengerjakan gannt chart.

Arahkan kursor anda di bawah page-1 è Click kanan è Pilih Insert Page è Pilih Foreground. Jangan memilih background karena anda bukan membuat latar belakang tetapi membuat dengan menggunakan page.

2. Banyak gambar timeline shape yang diberikan oleh visio. Jadi sesuaikan dengan selera anda apakah anda menggunakan timeline block timeline, line timeline, rule timeline dll.

3. Untuk memberikan keterangan pada timeline anda banyak gambar yang diberikan yaitu : Diamond Milestone, Square Milestone, Circle Milestone dll.

4. jika anda menggeserkan arah kursor keterangan timeline-nya ke dalam garis timeline maka anda disuruh mengisikan “Configure Milestone”  

Keterangan :

   ü  Milestone date = tanggal berapa dari acara atau kegiatan tarsebut dimulai

   ü  Milestone time = jam berapa acara kegiatan atau pekerjaan yang akan dikerjakan.    

   ü  Description = keterangan atau deskripsi kegiatan atau pekerjaan anda secara jelas

                                 singkat dan padat. 

   ü  Date format = tanggal apa yang akan ingin anda berikan pengaturan banyak format 

             dari bulan, tahun dan tanggal atau dari hari, bulan, tanggal dan tahun semuanya    

             tergantung dari selera anda masing-masing supaya orang lainnya yang melihatnya    

            bisa membaca secara jelas. Maka jadinya akan seperti ini

4. Salah satu contoh dari timeline “Table Manner”

Keterangan untuk yang di lingkarin itu menggunakan bracket interval 1 karena tanggal dan keterangan menyambung tidak putus-putus.

SEKIAN DAN TERIMA KASIH

SEMOGA BERMANFAAR BAGIAN ANDA SEMUANYA……..:)

PERTEMUAN 12 (WORKFLOW)

Pengertian workflow adalah aliran kerja atau suatu informasi dari proses bisnis, baik secara keseluruhan maupun sebagian dimana dokumen atau informasi tugas tersebut diteruskan dari satu partisipan ke partisipan lain sesuai dengan prosedur atau ketentuan yang berlaku.

Dalam suatu organisasi atau perusahaan diperlukan workflow agar tugas tersebut tidak saling berbenturan atau sama karena akan menghambat suatu proses kerja dari perusahaan atau organisasi tersebut . jadi pemanfaatan workflow sangat berguna sebagai penunjang suatu proses kerja dan untuk mencapai tujuan sesuai dengan yang diharapkan oleh perusahaan atau organisasi tersebut. Jika di dalam suatu perusahaan atau organisasi tidak terdapat workflow maka tugas dari perbagian karyawan tidak akan sama dan tidak bisa urut sesuai dengan aturan yang sudah dibuat oleh karyawan.

Nah kali ini kita akan menggunakan atau menggambar workflow ke dalam visio….

Dan workflow yang akan kita bahas adalah    

        1.     Tata Cara Pendaftaran mahasiswa baru

        2.    Administrasi Umum Peminjaman Ruang Kelas dan Audit

        3.    AAK Pengantian Mata Kuliah

Langkah-Langkah pertama untuk tata cara pendaftaran mahasiswa baru jadi sebelum membuat workflow kita harus mengetahui bagaimana prosedur yang terjadi di dalam mahasiswa baru.

        1.     Buka terlebih dahulu visio anda

        2.    Pilih Flowchat èPilih Work flow Diagram

     3.    Dalam membuat work flow kita harus mengetahui maksud dari gambar yang sudah diberikan oleh visio salah satu contoh untuk pendaftaran mahasiswa baru maka membutuhkan :

Mahasiswa = jika ingin mencari mahasiswa bisa ke dalam workflow Object dengan nama person

pegawai pendaftaran = jika ingin mencari bagian pendaftaran bisa ke dalam department dengan nama customer service dll

 Komputer atau aplikasi = jika ingin mencari computer kita dapat search for shapes dengan nama computer maka akan mencari dengan sendiri.

Keguanaan search adalah untuk mencari gambar yang tidak ada di dalam program tersebut.

Nomor tes = jika ingin nomot test dapat menggunakan work flow object dengan nama dokumen

ruang kelas = jika ingin mencari ruang kelas kita dapat search for shapes dengan nama room maka akan mencari dengan sendiri.

papan pengumuman atau website = jika anda ingin mencari papan pengumuman atau website dapat mencari ke dalam work flow object dengan nama web page atau lainnya.

4. Kegunaan arrow adalah memberikan tanda anak panah terhadap aliran kerja yang sesuai dengan urutan kerja.

5. apabila gambar yang anda buat sudah selesai maka anda dapat memberikan warna keseluruhan tanpa memberikan warna satu persatu dengan cara :

Pilih Format èTheme

Contoh salah satu alur kerja pendaftaran mahasiswa baru

Keterangan Pendaftaran alur kerja Stikom Surabaya

         1.     PENMARU ( PENDAFTARAN)

Ø  Mahasiswa baru membeli formulir di bagian penmaru

Ø  Setelah calon mahasiswa mengisi formulir dengan lengkap dengan persyaratan yang sudah ditentukan

Ø  Petugas penmaru membuat nomer tes

Ø  Petugas penmaru menentukan ruangan tes

Ø  Petugas memberikan nomer tes peserta kepada calon mahasiswa

Ø  Pelaksanaan tes

Ø  Mengumumkan hasil test di dalam website stikom atau dapat dillihat dipapan pengumuman stikom

Ø  Lalu melakukan registerasi kepada bagian penmaru

Salah satu contoh alur kerja Administrasi Umum peminjaman kelas

Keterangan peminjaman ruang kelas Stikom Surabaya

        2.    AU (Peminjaman Ruangan Kelas)

Ø  Mengisi formulir peminjaman ruangan di gedung biru lat 2

Ø  Melengkapi semua formulir peminjaman ruangan

Ø  Memberitahukan kepada AAK  bahwa ruangan ini akan kami pinjam untuk keperluan rapat atau lainya

Ø  Petugas AAK akan mengecek apakah ruangan tersebut terpakai atau tidak sesuai dengan ruangan yang kosong

Ø  Petugas AAK akan memberikan tanda tangan dan stempel

Ø  Setelah dari AAK form tersebut akan ditujukan kepada kemahasiswaan untuk meminta tanda tangan dan stempel

Ø  Mahasiswa meminta tanda tangan kepada kepala bagian AU

Ø  Lalu mahasiswa akan mengcopykan form sebanyak 3x, pertama untuk Kemahasiswaan kedua untuk petugas AU dan terakhir untuk petugas ruangan

Salah satu contoh alur kerja Administrasi Umum peminjaman audit

Keterangan peminjaman ruang audit Stikom Surabaya   

          3.    AU (Peminjaman Ruangan Audit)

Ø  Mengisi formulir peminjaman ruangan di gedung biru lat 2

Ø  Melengkapi semua formulir peminjaman ruangan

Ø  Lalu mahasiswa meminta tanda tangan dan stempel kepada kemahasiswaaan

Ø  Mahasiswa meminta tanda tangan dan stempel kepada petugas AU

Ø  Dan mahasiswa akan mengcopykan form sebanyak 3x, pertama untuk Kemahasiswaan kedua untuk petugas AU dan terakhir untuk petugas audit

Salah satu contoh alur kerja AAK (Pergantian Mata Kuliah)

Keterangan penggantian jadwal kuliah Stikom Surabaya

         4. AAK (Penggantian jadwal kuliah)

Ø  Dosen memberitahukan atau mengkonfirmasi kepada AAK tentang mata kuliah dan kelas yang akan digantikan

Ø  Dosen dan petugas AAK melakukan pengecekan dengan aplikasi apakah ada mata kuliah yang kres atau tidak.

Ø  Maka dilakukan penjadwalan mata kuliah

Ø  Penjadwalan yang sudah diganti akan berubah status

Dosen Ijin = sudah memberitahukan sebelumnya

Dosen Alpa = tidak masuk apabila tidak ada konfirmasi kedatangan selama 24 jam dari mata kuliah

Ø Mata kuliah pengganti akan muncul di SIIS.

#NB : untuk contoh yang lainnya sama Cuma beda work flow saja.

Sekian dan terima kasih semoga bermanfaat.................:)