PERTEMUAN 12 (WORKFLOW)

Pengertian workflow adalah aliran kerja atau suatu informasi dari proses bisnis, baik secara keseluruhan maupun sebagian dimana dokumen atau informasi tugas tersebut diteruskan dari satu partisipan ke partisipan lain sesuai dengan prosedur atau ketentuan yang berlaku.

Dalam suatu organisasi atau perusahaan diperlukan workflow agar tugas tersebut tidak saling berbenturan atau sama karena akan menghambat suatu proses kerja dari perusahaan atau organisasi tersebut . jadi pemanfaatan workflow sangat berguna sebagai penunjang suatu proses kerja dan untuk mencapai tujuan sesuai dengan yang diharapkan oleh perusahaan atau organisasi tersebut. Jika di dalam suatu perusahaan atau organisasi tidak terdapat workflow maka tugas dari perbagian karyawan tidak akan sama dan tidak bisa urut sesuai dengan aturan yang sudah dibuat oleh karyawan.

Nah kali ini kita akan menggunakan atau menggambar workflow ke dalam visio….

Dan workflow yang akan kita bahas adalah    

        1.     Tata Cara Pendaftaran mahasiswa baru

        2.    Administrasi Umum Peminjaman Ruang Kelas dan Audit

        3.    AAK Pengantian Mata Kuliah

Langkah-Langkah pertama untuk tata cara pendaftaran mahasiswa baru jadi sebelum membuat workflow kita harus mengetahui bagaimana prosedur yang terjadi di dalam mahasiswa baru.

        1.     Buka terlebih dahulu visio anda

        2.    Pilih Flowchat èPilih Work flow Diagram

     3.    Dalam membuat work flow kita harus mengetahui maksud dari gambar yang sudah diberikan oleh visio salah satu contoh untuk pendaftaran mahasiswa baru maka membutuhkan :

Mahasiswa = jika ingin mencari mahasiswa bisa ke dalam workflow Object dengan nama person

pegawai pendaftaran = jika ingin mencari bagian pendaftaran bisa ke dalam department dengan nama customer service dll

 Komputer atau aplikasi = jika ingin mencari computer kita dapat search for shapes dengan nama computer maka akan mencari dengan sendiri.

Keguanaan search adalah untuk mencari gambar yang tidak ada di dalam program tersebut.

Nomor tes = jika ingin nomot test dapat menggunakan work flow object dengan nama dokumen

ruang kelas = jika ingin mencari ruang kelas kita dapat search for shapes dengan nama room maka akan mencari dengan sendiri.

papan pengumuman atau website = jika anda ingin mencari papan pengumuman atau website dapat mencari ke dalam work flow object dengan nama web page atau lainnya.

4. Kegunaan arrow adalah memberikan tanda anak panah terhadap aliran kerja yang sesuai dengan urutan kerja.

5. apabila gambar yang anda buat sudah selesai maka anda dapat memberikan warna keseluruhan tanpa memberikan warna satu persatu dengan cara :

Pilih Format èTheme

Contoh salah satu alur kerja pendaftaran mahasiswa baru

Keterangan Pendaftaran alur kerja Stikom Surabaya

         1.     PENMARU ( PENDAFTARAN)

Ø  Mahasiswa baru membeli formulir di bagian penmaru

Ø  Setelah calon mahasiswa mengisi formulir dengan lengkap dengan persyaratan yang sudah ditentukan

Ø  Petugas penmaru membuat nomer tes

Ø  Petugas penmaru menentukan ruangan tes

Ø  Petugas memberikan nomer tes peserta kepada calon mahasiswa

Ø  Pelaksanaan tes

Ø  Mengumumkan hasil test di dalam website stikom atau dapat dillihat dipapan pengumuman stikom

Ø  Lalu melakukan registerasi kepada bagian penmaru

Salah satu contoh alur kerja Administrasi Umum peminjaman kelas

Keterangan peminjaman ruang kelas Stikom Surabaya

        2.    AU (Peminjaman Ruangan Kelas)

Ø  Mengisi formulir peminjaman ruangan di gedung biru lat 2

Ø  Melengkapi semua formulir peminjaman ruangan

Ø  Memberitahukan kepada AAK  bahwa ruangan ini akan kami pinjam untuk keperluan rapat atau lainya

Ø  Petugas AAK akan mengecek apakah ruangan tersebut terpakai atau tidak sesuai dengan ruangan yang kosong

Ø  Petugas AAK akan memberikan tanda tangan dan stempel

Ø  Setelah dari AAK form tersebut akan ditujukan kepada kemahasiswaan untuk meminta tanda tangan dan stempel

Ø  Mahasiswa meminta tanda tangan kepada kepala bagian AU

Ø  Lalu mahasiswa akan mengcopykan form sebanyak 3x, pertama untuk Kemahasiswaan kedua untuk petugas AU dan terakhir untuk petugas ruangan

Salah satu contoh alur kerja Administrasi Umum peminjaman audit

Keterangan peminjaman ruang audit Stikom Surabaya   

          3.    AU (Peminjaman Ruangan Audit)

Ø  Mengisi formulir peminjaman ruangan di gedung biru lat 2

Ø  Melengkapi semua formulir peminjaman ruangan

Ø  Lalu mahasiswa meminta tanda tangan dan stempel kepada kemahasiswaaan

Ø  Mahasiswa meminta tanda tangan dan stempel kepada petugas AU

Ø  Dan mahasiswa akan mengcopykan form sebanyak 3x, pertama untuk Kemahasiswaan kedua untuk petugas AU dan terakhir untuk petugas audit

Salah satu contoh alur kerja AAK (Pergantian Mata Kuliah)

Keterangan penggantian jadwal kuliah Stikom Surabaya

         4. AAK (Penggantian jadwal kuliah)

Ø  Dosen memberitahukan atau mengkonfirmasi kepada AAK tentang mata kuliah dan kelas yang akan digantikan

Ø  Dosen dan petugas AAK melakukan pengecekan dengan aplikasi apakah ada mata kuliah yang kres atau tidak.

Ø  Maka dilakukan penjadwalan mata kuliah

Ø  Penjadwalan yang sudah diganti akan berubah status

Dosen Ijin = sudah memberitahukan sebelumnya

Dosen Alpa = tidak masuk apabila tidak ada konfirmasi kedatangan selama 24 jam dari mata kuliah

Ø Mata kuliah pengganti akan muncul di SIIS.

#NB : untuk contoh yang lainnya sama Cuma beda work flow saja.

Sekian dan terima kasih semoga bermanfaat.................:)