Daftar Blog Saya

29 Desember 2011

PERTEMUAN 13 (SCHEDULE)


Schedule adalah pengaturan jadwal kerja yang dapat disesuaikan dengan kesehariaan agar tidak merasa terbenggalai. Pengaturan jadwal atau perencanaan jadwal ini kita menggunakan visio atau juga bisa menggunakan Microsoft project jika ingin lebih detail dalam mengerjakan sesuatunya. Microsoft visio atau disebut dengan gantt chart dengan Microsoft project sama akan tetapi untuk Microsoft project lebih detail dalam melakukan tugas,, dalam visio juga detail tetapi lebih baik menggunakan Microsoft project. Semua itu tergantung dari pengguna lebih tertarik dalam Ms. Visio atau Ms. Project.

Sekarang ini kita akan menggunakan Ms. Visio agar anda lebih mudah dalam memahami bagaimana cara menggunakan Gannt Chart menggunakan Visio. Agar tidak ketinggalan ikutilah langkah-langkah berikut ini :

Langkah-Langkah menggunakan Gannt Chart pada visio adalah
1. Buka Ms.Visio terlebih dahulu


2. Pilih template categories Schedule è Pilih Gantt Chart
3. setelah anda click maka akan muncul perintah untuk mengisikan gannt chart. Task tersebut kita isikan sesuai dengan kegiatan.


Fungsi dari Gantt Chart Options adalah untuk mengetahui berapa lama kita akan mengerjakan kegiatan tersebut. Dan fungsi lainnya dari menu adalah
1.   Number of task = untuk mengetahui ada berapa pekerjaan dari kegiatan keseharian anda.
2.  Time Units
¨      Major Units = pekerjaan utama anda mengerjakan kegiatan itu dalam berupa bulanan, mingguan atau harian sesuai kegiatan anda. Jika anda menggunakan bulan maka minor akan menyesuaikan dengan sendirinya sesuai permintaan anda.
¨      Minor Units = pekerjaan khusus anda yang menyesuaikan pekerjaan utama apakah itu menggunakan bulan atau mingguan maka minor yang digunakan dapat berupa day, hours and week.
3.  Format = ketentuan pekerjaan anda menggunakan bentuk yang sesuai dengan perencanaan anda.
4.  Start date = anda memulai kegiatan tersebut dari tanggal berapa serta jam berapa kegiatan akan dimulai.
5.  Finish date = penyelesaiaan kegiatan pekerjaan anda sampai dengan tanggal berapa sesuai dengan target agar tidak terabaikan semua tugas jika anda menggunakan gannt chart.
4. Banyak gannt chart shape yang ditawarkan adalah column, row, task bar, milestone dll…


Fungsidari beberapa gannt chart shape tersebut :
     1.     Column = untuk menambahkan tugas atau pekerjaan di dalam gannt chart tersebut.
     2.    Row    = untuk menambahkan baris baru ke dalam task cara ini dapat menambahkan    
                      task baru jika task yang anda kerjakan kurang dengan cara menggeserkan   
                      row dan memasukkan ke dalam task selanjutnya.
     3.    Milestone = untuk menambahkan new task baru ke dalam table anda dengan cara yang   
                           sama dengan row.
     4.    Link Line = untuk memberikan link secara urut sesuai dengan tugas dan pekerjaan jika 
                          tugas telah selesai maka akan terkoneksi dengan tugas yang selanjutnya.
5. jika anda ingin menambahkan task baru adalah sebagai berikut ini :
Task selanjutnya è Click kanan è Pilih New Task


6. Contoh dari salah satu gannt chart “TABLE MANNER”


Selanjutnya…………
Menggunakan “TIMELINE” adalah salah satu penggunaan jadwal yang di dapat menurut catatan garis waktu yang di sesuaikan dengan tugas dan pekerjaan seseorang

Langkah pertama untuk menggunakan timeline adalah sebagai berikut ini :

1. Anda tidak usah membuka visio baru,, langsung saja menambahkan page baru setelah anda mengerjakan gannt chart.
Arahkan kursor anda di bawah page-1 è Click kanan è Pilih Insert Page è Pilih Foreground. Jangan memilih background karena anda bukan membuat latar belakang tetapi membuat dengan menggunakan page.


2. Banyak gambar timeline shape yang diberikan oleh visio. Jadi sesuaikan dengan selera anda apakah anda menggunakan timeline block timeline, line timeline, rule timeline dll.


3. Untuk memberikan keterangan pada timeline anda banyak gambar yang diberikan yaitu : Diamond Milestone, Square Milestone, Circle Milestone dll.


4. jika anda menggeserkan arah kursor keterangan timeline-nya ke dalam garis timeline maka anda disuruh mengisikan “Configure Milestone”  


Keterangan :
   ü  Milestone date = tanggal berapa dari acara atau kegiatan tarsebut dimulai
   ü  Milestone time = jam berapa acara kegiatan atau pekerjaan yang akan dikerjakan.    
   ü  Description = keterangan atau deskripsi kegiatan atau pekerjaan anda secara jelas
                                 singkat dan padat. 
   ü  Date format = tanggal apa yang akan ingin anda berikan pengaturan banyak format 
             dari bulan, tahun dan tanggal atau dari hari, bulan, tanggal dan tahun semuanya    
             tergantung dari selera anda masing-masing supaya orang lainnya yang melihatnya    
            bisa membaca secara jelas. Maka jadinya akan seperti ini


4. Salah satu contoh dari timeline “Table Manner”
Keterangan untuk yang di lingkarin itu menggunakan bracket interval 1 karena tanggal dan keterangan menyambung tidak putus-putus.



SEKIAN DAN TERIMA KASIH
SEMOGA BERMANFAAR BAGIAN ANDA SEMUANYA……..:)


25 Desember 2011

PERTEMUAN 12 (WORKFLOW)


Pengertian workflow adalah aliran kerja atau suatu informasi dari proses bisnis, baik secara keseluruhan maupun sebagian dimana dokumen atau informasi tugas tersebut diteruskan dari satu partisipan ke partisipan lain sesuai dengan prosedur atau ketentuan yang berlaku.

Dalam suatu organisasi atau perusahaan diperlukan workflow agar tugas tersebut tidak saling berbenturan atau sama karena akan menghambat suatu proses kerja dari perusahaan atau organisasi tersebut . jadi pemanfaatan workflow sangat berguna sebagai penunjang suatu proses kerja dan untuk mencapai tujuan sesuai dengan yang diharapkan oleh perusahaan atau organisasi tersebut. Jika di dalam suatu perusahaan atau organisasi tidak terdapat workflow maka tugas dari perbagian karyawan tidak akan sama dan tidak bisa urut sesuai dengan aturan yang sudah dibuat oleh karyawan.

Nah kali ini kita akan menggunakan atau menggambar workflow ke dalam visio….
Dan workflow yang akan kita bahas adalah    
        1.     Tata Cara Pendaftaran mahasiswa baru
        2.    Administrasi Umum Peminjaman Ruang Kelas dan Audit
        3.    AAK Pengantian Mata Kuliah
Langkah-Langkah pertama untuk tata cara pendaftaran mahasiswa baru jadi sebelum membuat workflow kita harus mengetahui bagaimana prosedur yang terjadi di dalam mahasiswa baru.
        1.     Buka terlebih dahulu visio anda
        2.    Pilih Flowchat èPilih Work flow Diagram


     3.    Dalam membuat work flow kita harus mengetahui maksud dari gambar yang sudah diberikan oleh visio salah satu contoh untuk pendaftaran mahasiswa baru maka membutuhkan :
Mahasiswa = jika ingin mencari mahasiswa bisa ke dalam workflow Object dengan nama person


pegawai pendaftaran = jika ingin mencari bagian pendaftaran bisa ke dalam department dengan nama customer service dll


 Komputer atau aplikasi = jika ingin mencari computer kita dapat search for shapes dengan nama computer maka akan mencari dengan sendiri.
Keguanaan search adalah untuk mencari gambar yang tidak ada di dalam program tersebut.


Nomor tes = jika ingin nomot test dapat menggunakan work flow object dengan nama dokumen


ruang kelas = jika ingin mencari ruang kelas kita dapat search for shapes dengan nama room maka akan mencari dengan sendiri.


papan pengumuman atau website = jika anda ingin mencari papan pengumuman atau website dapat mencari ke dalam work flow object dengan nama web page atau lainnya.


4. Kegunaan arrow adalah memberikan tanda anak panah terhadap aliran kerja yang sesuai dengan urutan kerja.


5. apabila gambar yang anda buat sudah selesai maka anda dapat memberikan warna keseluruhan tanpa memberikan warna satu persatu dengan cara :
Pilih Format èTheme



Contoh salah satu alur kerja pendaftaran mahasiswa baru


Keterangan Pendaftaran alur kerja Stikom Surabaya

         1.     PENMARU ( PENDAFTARAN)
Ø  Mahasiswa baru membeli formulir di bagian penmaru
Ø  Setelah calon mahasiswa mengisi formulir dengan lengkap dengan persyaratan yang sudah ditentukan
Ø  Petugas penmaru membuat nomer tes
Ø  Petugas penmaru menentukan ruangan tes
Ø  Petugas memberikan nomer tes peserta kepada calon mahasiswa
Ø  Pelaksanaan tes
Ø  Mengumumkan hasil test di dalam website stikom atau dapat dillihat dipapan pengumuman stikom
Ø  Lalu melakukan registerasi kepada bagian penmaru

Salah satu contoh alur kerja Administrasi Umum peminjaman kelas


Keterangan peminjaman ruang kelas Stikom Surabaya

        2.    AU (Peminjaman Ruangan Kelas)
Ø  Mengisi formulir peminjaman ruangan di gedung biru lat 2
Ø  Melengkapi semua formulir peminjaman ruangan
Ø  Memberitahukan kepada AAK  bahwa ruangan ini akan kami pinjam untuk keperluan rapat atau lainya
Ø  Petugas AAK akan mengecek apakah ruangan tersebut terpakai atau tidak sesuai dengan ruangan yang kosong
Ø  Petugas AAK akan memberikan tanda tangan dan stempel
Ø  Setelah dari AAK form tersebut akan ditujukan kepada kemahasiswaan untuk meminta tanda tangan dan stempel
Ø  Mahasiswa meminta tanda tangan kepada kepala bagian AU
Ø  Lalu mahasiswa akan mengcopykan form sebanyak 3x, pertama untuk Kemahasiswaan kedua untuk petugas AU dan terakhir untuk petugas ruangan

Salah satu contoh alur kerja Administrasi Umum peminjaman audit


Keterangan peminjaman ruang audit Stikom Surabaya   

          3.    AU (Peminjaman Ruangan Audit)
Ø  Mengisi formulir peminjaman ruangan di gedung biru lat 2
Ø  Melengkapi semua formulir peminjaman ruangan
Ø  Lalu mahasiswa meminta tanda tangan dan stempel kepada kemahasiswaaan
Ø  Mahasiswa meminta tanda tangan dan stempel kepada petugas AU
Ø  Dan mahasiswa akan mengcopykan form sebanyak 3x, pertama untuk Kemahasiswaan kedua untuk petugas AU dan terakhir untuk petugas audit

Salah satu contoh alur kerja AAK (Pergantian Mata Kuliah)


Keterangan penggantian jadwal kuliah Stikom Surabaya

         4. AAK (Penggantian jadwal kuliah)
Ø  Dosen memberitahukan atau mengkonfirmasi kepada AAK tentang mata kuliah dan kelas yang akan digantikan
Ø  Dosen dan petugas AAK melakukan pengecekan dengan aplikasi apakah ada mata kuliah yang kres atau tidak.
Ø  Maka dilakukan penjadwalan mata kuliah
Ø  Penjadwalan yang sudah diganti akan berubah status
Dosen Ijin = sudah memberitahukan sebelumnya
Dosen Alpa = tidak masuk apabila tidak ada konfirmasi kedatangan selama 24 jam dari mata kuliah
Ø Mata kuliah pengganti akan muncul di SIIS.




#NB : untuk contoh yang lainnya sama Cuma beda work flow saja.

Sekian dan terima kasih semoga bermanfaat.................:)




23 Desember 2011

Pertemuan 11 (Visio)

Untuk pertemuan 11 ini kita akan membahas visio. Visio adalah sebuah program diagram komersial untuk Microsoft Windows yang menggunakan grafik vektor untuk membuat diagram. Tidak hanya membuat diagram saja visio juja bisa membuat workflow, jadwal atau membuat desain ruang kantor.

Sekarang kita akan membahas tentang struktur organisasi dari STIKOM SURABAYA. serta kita juja bisa membuat ekspor dari excel ke dalam visio untuk lebih jelas ikuti langkah berikut ini :

Langkah membuat visio Struktur Organisasi STIKOM Surabaya
1. Buka visio kita terlebih dahulu
2. Pilih Businnes è Pilih Organization Chart


3. Lalu kita kerjakan sesuai dengan gambar. Caranya kita geserkan kursor ke dalam kertas.
4. Setelah kita gerakkan kurson maka akan ada gambar seperti ini :


Kegunaan Connecting Shapes ialah, untuk mengkonek’kan antara gambar satu dengan yang lainnya dengan istilah menyambungkan shapes tersebut dengan shape yang lainnya.

5. Fungsi dari Organization Chart Shapes adalah untuk membuat struktur organisasi sesuai dengan jabatan yang sekarang.
  • Executive : untuk orang memiliki jabatan diatas seperti bozz dll.
  • Manager : untuk orang yang memiliki jabatan/level dibawah bozz.
  • Position : untuk orang yang memiliki posisi-posisi tertentu di dalam perusahaan atau   Organisasi
  • Consultant : untuk orang yang jabatan atau posisinya bergerak dibidang konsultan perusahaan atau organisasi
  • Team Frame : Struktur organisasi yang sudah ditetapkan orang tersebut sudah termasuk ke dalam bingkai yang sudah atur dengan posisi yang sudah ditentukan.
  • Staff : Pegawai dari perusahaan atau organisasi
  • Multiple Shape : beberapa bentuk yang sesuai dengan jabatan dan tidak bisa berbeda gambar contoh : jika kita ingin manager dan kita ingin position maka kita harus menambah tidak bisa secara langsung harus satu persatu.


  • Three Position : bagan untuk 3 posisi yang sama dengan jabatan yang berbeda.
  • Dynamic Connector : untuk mengkoneksikan bagan sesuai dengan alur bagan organisasi tersebut.
  • Title date : Memberikan tema/judul agar orang lain bisa membaca struktur organisasi dengan judul………

Kegunaan Backgrounds : memberikan dasar atau latar dari struktur organisasi agar memberikan efek yang bagus dari gambar tersebut.

6. jika anda ingin memilih shape yang tidak ada di dalam program tersebut dengan cara , Pilih File è Pilih Shape è Lalu pilih sesuai dengan keinginan anda.
Langkah-Langkah untuk mengekspor dari visio ke dalam excel berikut ini langkah-langkahnya :
1. Buat file terlebih dahulu dari excel
2. Lalu kita isikan master shape, jadi tidak sembarangan kita mengisikan file tersebut kita sesuaikan dengan file jabatan/posisi
Contoh :
  • Executive master shape 0
  • Manager master shape 1
  • Position master shape 2
  • Consultant master shape 3 dst           

Setelah selesai semua maka,
1. Buka terlebih dahulu visio yang sudah jadi dalam bentuk struktur organisasi.
2. Pilih Organization Chart è Export Organization Dataè Pilih dalam bentuk excel data agar mudah dibaca.


3. Save dalam bentuk Excel


4. Maka lihat data file anda di dalam computer yang sudah anda simpan maka hasilnya akan seperti ini :

Langkah untuk mengimporkan dari excel ke dalam visio adalah sebagai berikut
      1.     Buka visio
      2.    Pilih Organization Chart è Pilih Import Data


    3.    Pilih Information that’s already stored in a file or database (karena agar memungkinkan file tersebut jadi dalam bentuk visio) è tekan Next Pilih “A text, Org Plus (*,txt), or Excel file.


     4.    Browser data file anda di dalam computer è Lalu tekan Next
     5.    Lalu kita pilih colom untuk dijadikan dalam bentuk visio contoh : Columns pertama nama, Coloumns 2 Reports to : Title  dan yang terakhir adalah department è Tekan Next


     6.    Lalu kita pindahkan columns tersebut ke dalam displayed fields


     7.    Setelah itu kita pindahkan lagi data file columns ke dalam shape dat fields


    8.    Lalu pilih I want to specify how much my organization to display on each page è Tekan Next

    9.    Ada perintah apakah anda ingin menambah 26 konten dari file excel tersebut jika iah tekan yes…


 #NB :
Jika ingin membuat shape yang lain dengan langkah berikut ini :
Pilih File è Pilih Shape è Pilih macam" Shape sesuai dengan keinginan


Salah satu contoh gambar struktur organisasi pembantu ketua bidang kemahasiswaaan dan alumni




Sekian dan terima kasih semoga bermanfaat amien....:)