Nuitha (Anita Rahmawati): Pertemuan 11 (Visio)

Untuk pertemuan 11 ini kita akan membahas visio. Visio adalah sebuah program diagram komersial untuk Microsoft Windows yang menggunakan grafik vektor untuk membuat diagram. Tidak hanya membuat diagram saja visio juja bisa membuat workflow, jadwal atau membuat desain ruang kantor.

Sekarang kita akan membahas tentang struktur organisasi dari STIKOM SURABAYA. serta kita juja bisa membuat ekspor dari excel ke dalam visio untuk lebih jelas ikuti langkah berikut ini :

Langkah membuat visio Struktur Organisasi STIKOM Surabaya

1. Buka visio kita terlebih dahulu

2. Pilih Businnes è Pilih Organization Chart

3. Lalu kita kerjakan sesuai dengan gambar. Caranya kita geserkan kursor ke dalam kertas.

4. Setelah kita gerakkan kurson maka akan ada gambar seperti ini :

Kegunaan Connecting Shapes ialah, untuk mengkonek’kan antara gambar satu dengan yang lainnya dengan istilah menyambungkan shapes tersebut dengan shape yang lainnya.

5. Fungsi dari Organization Chart Shapes adalah untuk membuat struktur organisasi sesuai dengan jabatan yang sekarang.

Executive : untuk orang memiliki jabatan diatas seperti bozz dll.
Manager : untuk orang yang memiliki jabatan/level dibawah bozz.
Position : untuk orang yang memiliki posisi-posisi tertentu di dalam perusahaan atau Organisasi
Consultant : untuk orang yang jabatan atau posisinya bergerak dibidang konsultan perusahaan atau organisasi
Team Frame : Struktur organisasi yang sudah ditetapkan orang tersebut sudah termasuk ke dalam bingkai yang sudah atur dengan posisi yang sudah ditentukan.
Staff : Pegawai dari perusahaan atau organisasi
Multiple Shape : beberapa bentuk yang sesuai dengan jabatan dan tidak bisa berbeda gambar contoh : jika kita ingin manager dan kita ingin position maka kita harus menambah tidak bisa secara langsung harus satu persatu.

Three Position : bagan untuk 3 posisi yang sama dengan jabatan yang berbeda.

Dynamic Connector : untuk mengkoneksikan bagan sesuai dengan alur bagan organisasi tersebut.

Title date : Memberikan tema/judul agar orang lain bisa membaca struktur organisasi dengan judul………

Kegunaan Backgrounds : memberikan dasar atau latar dari struktur organisasi agar memberikan efek yang bagus dari gambar tersebut.

6. jika anda ingin memilih shape yang tidak ada di dalam program tersebut dengan cara , Pilih File è Pilih Shape è Lalu pilih sesuai dengan keinginan anda.

Langkah-Langkah untuk mengekspor dari visio ke dalam excel berikut ini langkah-langkahnya :

1. Buat file terlebih dahulu dari excel

2. Lalu kita isikan master shape, jadi tidak sembarangan kita mengisikan file tersebut kita sesuaikan dengan file jabatan/posisi

Contoh :

Executive master shape 0
Manager master shape 1
Position master shape 2
Consultant master shape 3 dst

Setelah selesai semua maka,

1. Buka terlebih dahulu visio yang sudah jadi dalam bentuk struktur organisasi.

2. Pilih Organization Chart è Export Organization Dataè Pilih dalam bentuk excel data agar mudah dibaca.

3. Save dalam bentuk Excel

4. Maka lihat data file anda di dalam computer yang sudah anda simpan maka hasilnya akan seperti ini :

Langkah untuk mengimporkan dari excel ke dalam visio adalah sebagai berikut

1. Buka visio

2. Pilih Organization Chart è Pilih Import Data

3. Pilih Information that’s already stored in a file or database (karena agar memungkinkan file tersebut jadi dalam bentuk visio) è tekan Next Pilih “A text, Org Plus (*,txt), or Excel file.

4. Browser data file anda di dalam computer è Lalu tekan Next

5. Lalu kita pilih colom untuk dijadikan dalam bentuk visio contoh : Columns pertama nama, Coloumns 2 Reports to : Title dan yang terakhir adalah department è Tekan Next